VERHUURD MATERIAAL ALTIJD TERUGVINDEN?
In de hele verhuursector – meubilair, bouwmaterialen, vervoermiddelen, horeca-artikelen – speelt altijd een bepaald probleem, namelijk de vraag wie heeft wat en sinds wanneer. Het antwoord behoort via de computer te komen wanneer een artikel bij uitgifte geregistreerd wordt. Papieren registraties zijn immers niet (meer) toepasbaar vanwege de vaak enorme aantallen en de diversiteit aan artikelen. Maar goed registreren is een kunst, en die blijkt perfect te werken wanneer je unieke artikelcoderingen gebruikt.
De verhuur van goederen is in principe gebaseerd op goed vertrouwen en het uitgangspunt dat de huurder op tijd zijn of haar gehuurde goederen terugbrengt. Maar wat als dat niet gebeurt of wanneer iemand anders het terugbrengt? Hoe kom je er achter door wie deze goederen gehuurd waren? De oplossing ligt in een combinatie van geautomatiseerde administratie – met waarschuwing bij overschrijden van huurtermijnen – en een geautomatiseerd uitgifte- en innamesysteem. Want ook naamloze (moeilijk individueel identificeerbare) goederen kunnen automatisch bij inname en uitgifte geregistreerd worden.
Herkenbaarheid goederen
Het geautomatiseerde administratieve beheer van verhuurgoederen is bij de meeste verhuurbedrijven in de loop der jaren wel opgelost. Er is software verkrijgbaar voor het in- en uitboeken van verhuurgoederen, vaak gekoppeld aan de boekhoudsoftware zodat gegevens van huurders en huurtermijnen vastgelegd zijn en bewaakt worden. Ook die van de gehuurde goederen, maar hier doet zich nog vaak een probleem voor, want veel huurgoederen zijn niet uniek – als enkelstuks – in de boekhouding te vermelden. Je verhuurt immers een paar honderd meter luchtslang of duizend bierglazen, honderd dekens of vijftig lakenpakketten. Natuurlijk kun je elk laken of elke handdoek van een geborduurd nummer voorzien en steeds opschrijven welke handdoek met welk nummer je aan huurder X of Y meegeeft, maar dan is de rij voor de uitgiftebalie eeuwigdurend. Hetzelfde geldt voor glaswerk en soortgelijk moeilijk individueel registreerbaar materiaal. Voor meubilair geldt veelal dat het wel uniek kan worden genummerd (gecodeerd), maar dan nog is het registreren ervan bij uitgifte – zeker als we praten over grote aantallen – een heel karwei.
Bulkgegevens of toch nauwkeurige registraties?
Veel verhuurders van moeilijk registreerbare artikelen gaan er daarom toe over om hetzij niets te registreren – met acceptatie van het niet terugontvangen – hetzij bulkgegevens vast te leggen. Maar dan nog vertoont het verhuurregister hiaten en weet je nooit precies of alles van deze huurder is teruggekeerd. Dat het anders kan bewijst de praktijk in bijvoorbeeld de bouwwereld. Daar worden moeilijk benoembare artikelen toch individueel geregistreerd en wel met behulp van unieke barcodes of zogeheten RFID-tags. Door deze codedragers onlosmakelijk aan een individueel artikel te hechten, kun je namelijk met behulp van een barcodescanner of een RFID-reader (of een gecombineerd leestoestel) elk artikel herkennen bij uitgifte en inname. Ook als het ‘even’ wordt meegenomen. Sterker nog, door bijvoorbeeld tijdens evenementen de gebruikers (ook allemaal huurders en soms duizenden in getal) allemaal eveneens een individuele codedrager te geven (bijvoorbeeld een polsbandje met RFID-tag of barcode danwel een uniek gecodeerd pasje) ontstaan uiterst betrouwbare registratiemogelijkheden. Zo kun je binnen honderdsten van seconden de huurder en het gehuurde (meegenomen) artikel automatisch registreren en in combinatie met datum en tijdstip foutloos in de computer opslaan. De software van het registratiesysteem zorgt in combinatie met de desbetreffende database voor bewaking van huurtermijnen en berekent ook huurbedragen. Die kunnen zelfs bij inname afgerekend worden via automatische incasso vanaf de bank- of girorekening van de huurder.
Het principe van de codedrager
Het systeem werkt betrekkelijk eenvoudig voor de gebruiker (het verhuurbedrijf). Voorwaarde is natuurlijk dat elk te verhuren artikel van hetzij een barcode, hetzij een RFID-tag wordt voorzien. Over de keuze van de barcode danwel van de tag – er zijn verschillende soorten tags in omloop – kan de huurder zich het beste laten informeren door een gespecialiseerde leverancier. Immers, barcodes zijn er in verschillende formaten met overeenkomende opslagcapaciteit en ook RFID-tags kennen uitvoeringen waarin uitsluitend een artikelnummer danwel een complete productbeschrijving wordt opgeslagen, met alle mogelijke tussenvormen. Bovendien werken RFID-tags op verschillende (radio)frequenties en die zijn weer afgestemd op specifieke situaties. Zo zullen relatief goedkope in lage frequenties opererende tags goed gebruikt kunnen worden voor individuele persoonsherkenning of voor herkenning van bepaalde artikelen, maar werken ze nauwelijks in omgevingen waar veel metaal en/of vocht aanwezig is. Daarvoor zijn dan weer de zogeheten HF- of zelfs de UHF-tags (werkend in een hoog of een ultra hoog frequentiebereik) nodig en ook komt de vraag aan de orde of de tags herkend moeten worden temidden van vele honderden of duizenden (anti-collission systeem) danwel of ze altijd één voor één langs de reader geleid worden. Wat dat betreft is enige analyse van de toepassingsomstandigheden gewenst, voorafgaand aan bijvoorbeeld de beslissing tot het toepassen van een codeersysteem. Maar ook daar kan de leverancier uitsluitsel over geven, net als over de vraag of barcodering danwel RFID gebruikt zou kunnen worden.
Wanneer barcode en wanneer RFID-tag
Een vuistregel voor de keuze hiervan is, dat waar rechtstreeks contact met een individueel artikel (of het codedragende item van de huurder) mogelijk is en er geen sprake zal zijn van vervuiling door bijvoorbeeld verf, modder of beschadiging door krassen, een barcode goed kan worden toegepast. Anderzijds is RFID-gebruik te verkiezen boven barcode wanneer in één keer een hele groep individuele artikelen (of personen) moet worden herkend en eveneens individueel moet worden geregistreerd. In dat geval kan namelijk het één voor één scannen van een barcode tot vertraging leiden, terwijl het in één keer 'lezen' van alle aanwezige RFID-tags en het net zo snel doorgeven van die informatie aan de database dan uiteraard tot een snelle afwikkeling van de gegevens kan leiden. Er zijn ten opzichte van elkaar verschillende voordelen. Dat van barcodering boven RFID-gebruik is bijvoorbeeld de relatief zeer lage kostprijs van de barcode zelf. Het is immers vrijwel altijd een zelfklevend etiket met daarop de codering afgedrukt. Of het is een gegraveerde danwel met lasertechnieken op een artikel aangebrachte code, die met een laserscanner of een CCD-scanner wordt gelezen (gescand) en vervolgens gedecodeerd. De investering in bar-codescanners, de bijbehorende decoder, de coderende en decoderende software, de interface naar de database en de communicatiesoftware is vaak betrekkelijk gering in verhouding tot de investering in RFID-readers met bijbehorende software. Beide systemen hebben overigens wel een datacommunicatiesysteem nodig (van reader –scanner- naar computer) en daarvoor bestaan er verschillende mogelijkheden. Waar een bekabeld netwerk voorhanden is, zal vaak de zogeheten cradle worden toegepast – de batterijlader die tevens de verbinding verzorgt tussen hostcomputer en draagbare terminal (zoals de scanner genoemd wordt) – en waar reeds een draadloos datacommunicatienetwerk aanwezig is, komt de radiomodule in de reader (scanner) van pas. Overigens is ook het benutten van de GSM-telefoon met GPRS en ingebouwde bar-codescanner een mogelijkheid. In dat geval verzorgt het telefonienetwerk de verbinding tussen terminal (de GSM-telefoon of de draagbare terminal met ingebouwde GSM-kaart) en computer. Het grote voordeel van het RFID-gebruik boven dat van de barcode is het al eerder genoemde op afstand kunnen identificeren van grote hoeveelheden artikelen. Wie bijvoorbeeld alle glaswerk van zijn horecaverhuurbedrijf van een RFID-tag (verwerkt in een zelfklevend etiket) heeft voorzien, kan in één keer alle uniek gecodeerde glazen registreren bij uitgifte respectievelijk inname. Dat scheelt heel wat administratietijd en dus wachttijden aan de balie.
Werkwijze in de horeca
Zoals gezegd kunnen grote aantallen artikelen snel worden geregistreerd wanneer ze individueel zijn voorzien van een etiket met ingebouwde RFID-tag of van een meegegoten (ingebouwde) tag. Vooral glazen en kunststof, maar ook houten artikelen kunnen een tag krijgen, met daarin 'slechts' een artikelnummer. Door bij uitgifte de gereedstaande goederen via de tagreader te 'scannen', worden alle artikelen in één keer op het conto van de huurder geboekt. Inclusief datum en tijdstip van meenemen. Maar wanneer het te kostbaar is om elk glas etc. individueel te coderen, is het uiteraard mogelijk om dozen van hetzij een barcode of een RFID-tag te voorzien. Het gegeven 'doos' correspondeert dan in de database bijvoorbeeld met 6 of 12 glazen, 12 borden, etc. Ook waar andere artikelen geregi-streerd moeten worden, is een barcode- of RFID-tag-toepassing goed mogelijk. Denk aan grote stukken als springkussens, sportartikelen, kledingstukken e.d. Door bij uitgifte de barcode of de tag te registreren, is altijd bekend welke huurder welk item meeneemt op welk tijdstip. Bij inname is het slechts een kwestie van artikelcode scannen en dat gegeven koppelen aan de huurdersidentiteit. De al in gebruik zijnde software doet de rest... Een voordeel van het scannen van tags of barcodes is bovendien dat de ingeleverde aantallen onmiddellijk worden vastgelegd. Manco's komen op die manier snel boven tafel en kunnen verrekend worden.
Werkwijze bij meubilair
Al een tiental jaren geleden kwam het facility-management erachter dat het heel handig was om stelen, tafels, bureaus, as- en afvalbakken en zelfs goederen als schoonmaakmiddelen (emmers, bezems) naast lampen – zeker de verplaatsbare lampen – en kapstokken van barcodes te voorzien. Ook de kamernummers waar meubilairartikelen werden neergezet werden opgenomen in de codering. Huishoudelijke medewerkers hoefden nog maar de code van de kamer te scannen en op hun beeldscherm kwam te staan hoeveel van welke soort stoelen, tafels, etc. in deze kamer aanwezig moesten zijn. Afwijkingen werden snel geregistreerd en gemeld, waardoor bijvoorbeeld vermissingen (verplaatsingen tussen kamers) snel werden opgespoord en verholpen. Ook beschadigingen aan meubilair werden via deze registraties vastgelegd, zodat de onderhoudsdienst nooit naar de verkeerde kamer ging. Omgekeerd kon je altijd direct zien, door scanning van een barcode van een bepaalde stoel, of dit meubelstuk wel in deze kamer thuishoorde! Dezelfde techniek kan door verhuurbedrijven gebruikt worden, maar dan niet ter controle van de inventaris van een bepaalde ruimte (of er moet van alles verhuurd zijn en er wordt tussentijds controle uitgeoefend) maar ten behoeve van de uitgifte- en innameregistraties.
Werkwijze bij bouwartikelen
Dezelfde technieken zijn toepasbaar gebleken in de bouwwereld. Hier is echter vooral de RFID-tag populair doordat steigermateriaal, luchtdrukslangen, elektriciteitskabels, gereedschappen en transportmiddelen nogal eens blootstaan aan vervuiling. Barcodes zijn dan slecht scanbaar en bovendien is bulkuitgifte en -inname soms tijdrovend wanneer van elk item de individuele barcode moet worden ingelezen. Een stapel kabels met allemaal een RFID-tag wordt in één keer geregistreerd qua soort en aantal, zodat de aannemer snel vertrekken kan. En wanneer zijn collega een hele lading gehuurd materiaal namens een aantal onderaannemers in één keer terugbrengt, is het mogelijk om toch temidden van de hele zending binnen honderdsten van seconden vast te stellen welke huurder verantwoordelijk is geweest voor een bepaald artikel. Tijd is in dit geval geen factor van betekenis meer. Inleveren van spullen levert geen eindeloze (her)tellingen op, net zoals gissen welk item door wie gehuurd was. De database kent ieder artikel en koppelt het inlevermoment feilloos aan de juiste huurder. De tijd dat de laatst inleverende aannemer de klos was en alle nog ontbrekende artikelen moest vergoeden is daarmee voorgoed voorbij. Elke huurder krijgt precies te horen welke artikelen hij 'vergeten' is in te leveren en wordt daarvoor keurig gefactureerd. Eindeloze discussies over de rechtmatigheid van claims zijn daarmee ook van de baan.
Werkwijze bij fietsverhuur e.d.
Het verhuren van rijwielen, scooters, strandkarren maar ook van parasols en windschermen door strandpaviljoens, hotels en andere grote verhuurders kan op dezelfde manier worden geautomatiseerd. Vaak krijgen rijwielen e.d. een identiteitsplaatje met een volgnummer, maar dat kan net zo goed worden vervangen door een barcode of eventueel de inmiddels al bij vele rijwielzaken bekende RFID-tag in het fietsslot. Kwestie van scannen van de unieke codedrager en in de database koppelen aan de naam en adresgegevens van de individuele hotelgast, fietshuurder, etc. Zeker wanneer grote aantallen tegelijk worden meegegeven met bijvoorbeeld schoolklassen, kan het snel registreren van alle individuele items een voordeel zijn. De huurders hoeven niet lang te wachten en de verhuurder weet precies welke eigendommen zijn meegegeven aan deze groep. Zeker bij RFID-gebruik kan het gemakkelijk zijn wanneer bij de ingang van de verhuurloods een RFID-tagreader in een vaste opstelling wordt gemonteerd. Dan wordt elk item automatisch geregistreerd bij passage en dat kan zelfs onbevoegd meenemen voorkomen!
| >>>> Bron | » www.rentit.nl |
| Jan van de Nes |
